Cách sử dụng mail merge trong Word để tạo văn bản hàng loạt

Luyên Thuyên

Cách sử dụng mail merge trong Word để tạo văn bản hàng loạt là một công cụ vô cùng tiết kiệm thời gian khi phải gửi thư hoặc xuất văn bản số lượng lớn. Nó giúp bạn nhanh chóng tạo một lá thư, email hoặc các biểu mẫu chung dành cho nhiều người.

Trước khi sử dụng mail merge trong Word để tạo văn bản hàng loạt chúng ta cần chuẩn bị 2 files : Tài Liệu (Word) và 1 file Dữ Liệu (Excel)

1. Văn bản Word chứa mã ứng với từng phần cụ thể

2. Tệp nguồn trộn thư Excel chứa thông tin cần nhập.

Data mẫu

Tạo văn bản hàng loạt trong Word bằng dữ liệu bảng từ Excel

1. Trong thẻ Mailings > Select Recipients > Use Existing List…

2. Chọn đến file chưa data mẫu > chọn sheet chứa dữ liệu > OK

3. Sau khi chọn chúng ta sẽ được các trường dữ liệu > Chèn từng trường dự liệu vào chỗ tương ứng

4. Sau khi chèn xong chúng ta cùng xem lại qua tab Preview results

Dữ liệu đã được hiển thị. Ta thấy ở đây dữ liệu về số tiền chưa được phân ra. Để dễ nhìn và đẹp hơn ta định dạng các con số này. Ví dụ  : 2000 > 2,000

Định dạng ngày tháng, giờ, số và tiền tệ khi trộn thư trong Word

Nếu bạn muốn định dạng số, ngày tháng hay tiền tệ theo nhiều cách khác với tệp nguồn trộn thư Excel, bạn có thể thực hiện trực tiếp trong văn bản Word.

1. Chọn vùng trộn thư muốn thay đổi định dạng. Chúng có thể là Date, Currency, Percent hoặc các vùng khác.

2. Nhấn Shift + F9 để hiển thị mã vùng. Ví dụ, bạn chọn vùng Currency, bạn sẽ thấy {MERGEFIELD CURRENCY}.

3. Thêm một trong những mã hình trong các bảng dưới đây. Ví dụ, nếu bạn muốn 3000 xuất hiện thành $3000, thêm # $,0 và mã sau sẽ hiển thị: {MERGEFIELD CURRENCY# $,0}

4. Nhấn F9 để cập nhận vùng. Sau đó nhấn Shift + F9 để xem kết quả.

Thêm thành phần \#,0 vào cuối đoạn code

Sau khi hoàn thành.

Định dạng số lượng, đơn vị tiền tệ và phần trăm

Mã hìnhMã vùng đầy đủVí dụMô tả
# 0{MERGEFIELD CURRENCY# 0}3000Làm tròn số
# ,0{MERGEFIELD CURRENCY# ,0}3,000Làm tròn số với phân sách phần ngàn bằng dấu phẩy
# ,0.00{MERGEFIELD CURRENCY# ,0.00}3,000.00Số chứa hai chữ số thập phân và phân cách phần ngàn bằng dấu phẩy
# $,0{MERGEFIELD CURRENCY# $,0}$3,000Làm tròn đô la và dấu phẩy phân cách phần ngàn
# $,0.00{MERGEFIELD CURRENCY# $,0.00}$3,000.00Dollar chứa hai chữ số thập phân và phân cách phần ngàn bằng dấu phẩy
# “$,0.00;($,0.00);’-‘”{MERGEFIELD CURRENCY# “$,0.00;($,0.00);’-‘”}($3,000.00)Kí hiệu độ-la, dấu ngoặc có nghĩa là số âm và một dấu gạch nối cho giá trị 0
# 0.00%{MERGEFIELD PERCENT# 0.00%}1.00%Phần trăm chứa hai chữ số thập phân
# 0%{MERGEFIELD PERCENT# 0%}1%Làm tròn phần tram

Chú ý. Thay vì kí hiệu $, bạn có thể thay bằng ký hiệu tiền tệ khác € hoặc £.

Định dạng ngày tháng và thời gian

Mã hình Ngày tháng/Thời gianVí dụ
@”dd/MMM/yyyy”20/May/2014
@”d/MMM/yy”}20/May/14
@”d MMMM yyyy”}20 May 2014
@”d, MMMM yyyy”20, May 2014
@”dddd, d MMMM yyyy”Tuesday, 20 May 2014
@”ddd, d MMMM yyyy”Tue, 20 May 2014
@ “h:mm am/pm”10:45 PM
@ “HH:mm”10:45
@ “HH:mm:ss”10:45:32

Thay đổi định dạng của ngày tháng và giờ hiện tại:

Nếu bạn thêm vùng DATE và TIME hiển thị thời gian hiện tại trong văn bản trộn thư, bạn có thể thay đổi định dạng của chúng.

1. Chọn vùng Date hoặc Time bạn muốn thay đổi định dạng.

2. Nhấn Shift + F9 để hiển thị mã vùng. Nếu bạn chọn vùng Date, bạn sẽ thấy {DATE @ “M/d/yyyy”}

3. Nhấp phải vào vùng và chọn Edit Fields từ danh sách tùy chọn. 

0 Nhận xét